Votre organisation, les personnes qui y travaillent, votre formule et vos données.
S'orienter dans les Paramètres
Qui peut le faire: Administrateurs
Les Paramètres contiennent tout le compte : l'organisation elle-même, les personnes qui peuvent se connecter, et votre formule.
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Ouvrez Paramètres depuis le groupe Administration de la barre latérale.
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Organisation contient vos propres coordonnées, qui figurent sur chaque document que vous produisez.
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Utilisateurs, Licence, Préférences, Données et À propos sont les autres onglets. Les anciennes adresses /users et /license fonctionnent toujours et ouvrent le bon onglet.
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Le panneau à côté du formulaire résume le compte : votre formule, les personnes, les baux, les parties, et la date d'ouverture du compte.
Renseigner les coordonnées de votre organisation
Qui peut le faire: Administrateurs
C'est ce qu'un locataire ou un propriétaire voit sur une facture, un reçu ou un relevé : cela vaut la peine d'être renseigné correctement une fois pour toutes.
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Ouvrez Paramètres et restez sur l'onglet Organisation.
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Renseignez le nom, l'adresse, le numéro de téléphone avec son pays, et l'adresse e-mail.
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Ajoutez les numéros d'immatriculation et fiscaux si vos documents doivent les porter.
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Ajoutez les coordonnées bancaires devant figurer sur les factures.
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Appuyez sur Enregistrer. Les nouveaux documents portent les nouvelles coordonnées ; ceux déjà produits ne changent pas.
Inviter un collègue
Qui peut le faire: Administrateurs
Les personnes sont invitées par e-mail et définissent elles-mêmes leur mot de passe. Personne d'autre ne le connaît jamais, vous compris.
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Ouvrez Paramètres et choisissez l'onglet Utilisateurs.
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Appuyez sur Ajouter un utilisateur.
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Saisissez son nom et son adresse e-mail, et choisissez le rôle à lui attribuer.
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Appuyez sur Enregistrer. Une invitation lui est envoyée par e-mail.
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Elle suit le lien, définit un mot de passe, puis se connecte avec un code comme tout le monde.
Changer un rôle ou désactiver quelqu'un
Qui peut le faire: Administrateurs
Un rôle peut être modifié à tout moment et prend effet au chargement d'écran suivant. Une personne partie est désactivée plutôt que supprimée, afin que l'historique de ce qu'elle a fait reste lisible.
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Ouvrez Paramètres, choisissez Utilisateurs et appuyez sur Modifier sur la personne.
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Changez le rôle et appuyez sur Enregistrer.
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Pour empêcher quelqu'un de se connecter, passez son compte en inactif. Ses sessions prennent fin et ses jetons cessent de fonctionner immédiatement.
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Son nom reste sur tout ce qu'elle a fait. Le journal d'activité n'est pas réécrit.
Consulter votre formule et ce qu'elle permet
Qui peut le faire: Administrateurs
L'onglet Licence indique la formule souscrite, ce qu'elle comprend, et la part que vous en utilisez.
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Ouvrez Paramètres et choisissez l'onglet Licence.
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La formule en cours est affichée avec votre consommation par rapport à chacune de ses limites.
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Le tableau en dessous compare les formules.
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Pour souscrire, prolonger ou changer de formule, contactez-nous : les licences sont délivrées et non achetées depuis cet écran.
Sauvegarder et restaurer votre registre
Qui peut le faire: Administrateurs
Votre registre — parties, immeubles et leur propriété, unités et baux — peut être exporté en entier et rechargé. L'historique financier n'est délibérément pas importable : il est immuable, et un moyen de l'écrire depuis un fichier serait un moyen de réécrire les comptes.
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Ouvrez Paramètres et choisissez l'onglet Données.
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Appuyez sur Exporter pour télécharger le registre sous forme de classeur. Faites-le avant toute modification importante.
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Pour restaurer, choisissez le fichier et appuyez sur Examiner la restauration. Rien n'est encore écrit.
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Lisez la simulation : elle indique exactement ce qui serait créé et ce qui serait rapproché d'enregistrements existants.
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N'appuyez sur Appliquer cette restauration que si la simulation dit ce que vous attendez. Les enregistrements sont rapprochés plutôt que dupliqués : restaurer deux fois ne double pas votre registre.
Télécharger vos propres données
Toute personne disposant d’un compte peut obtenir copie de tout ce que Patrimoine détient sur elle, sans rien demander à personne. Aucun rôle n’est requis et aucun administrateur n’intervient.
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Appuyez sur votre photographie en haut à droite, puis sur Modifier le profil.
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Appuyez sur Télécharger mes données.
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Le fichier contient les détails de votre compte, les jetons avec lesquels il peut être utilisé, et chacune de vos actions — y compris l’adresse, le navigateur et l’appareil d’où elle est partie.
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Votre mot de passe n’y figure jamais. Il n’est stocké que sous forme de hachage et ne peut être reconverti en quoi que ce soit.
Télécharger tout ce que détient l’organisation
Qui peut le faire: Administrateurs
Une copie complète de toute l’organisation, historique financier compris, en un seul fichier structuré. Plus large que l’export du registre voisin : celui-là est le registre portable, celui-ci est la totalité.
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Ouvrez Paramètres et choisissez l’onglet Données.
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Appuyez sur Tout télécharger.
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Les empreintes de mots de passe sont retirées avant l’écriture du fichier. Tout le reste s’y trouve.
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Servez-vous-en pour répondre à qui demande ce que vous détenez, ou pour conserver votre propre copie hors de Patrimoine.
Archiver un enregistrement que vous ne pouvez pas supprimer
Qui peut le faire: Administrateurs et Gestionnaires immobiliers
Patrimoine refuse de supprimer tout ce à quoi la comptabilité fait encore référence. L'archivage est ce qu'il propose à la place : l'enregistrement quitte les listes, et rien d'autre ne bouge. Il demande comme la suppression demande, car pour quiconque ne l'a pas fait, l'enregistrement a tout simplement disparu.
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Regardez le bouton sur la ligne. Il indique Supprimer tant que l'enregistrement peut encore être retiré définitivement, et Archiver dès que ce n'est plus possible. Les deux sont rouges, car les deux retirent l'enregistrement de tous les écrans. Tiers, biens, lots et baux peuvent tous être archivés.
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Appuyez sur Archiver. Un tiroir s'ouvre et explique exactement ce que fait l'archivage — l'enregistrement quitte toutes les listes et tous les menus déroulants, rien d'autre ne change, et il peut être restauré — puis demande pourquoi.
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Écrivez le motif. Il est conservé avec l'enregistrement et affiché sur la page Archives, afin que la prochaine personne qui demande pourquoi quelque chose manque ait la réponse sous les yeux.
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Un bail doit d'abord être résilié. Archiver une location encore en cours masquerait un bail toujours facturé et détenant encore un dépôt de garantie : Patrimoine le refuse avec PM-3097. Résiliez le bail, complétez son décompte, et Archiver devient alors disponible sur la même ligne.
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Rien d'autre ne change. Chaque facture, reçu, écriture et ligne du journal d'activité continue de le nommer, car l'enregistrement lui-même n'a pas bougé.
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Ouvrez Archives, sous Audit, pour voir tout ce qui a été mis de côté, pourquoi, et par qui. Cherchez dans les noms et les motifs, ou limitez à un seul type d'enregistrement à l'aide des pastilles.
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Appuyez sur Restaurer pour en remettre un. Un motif est demandé là aussi — l'enregistrement revient d'un coup dans toutes les listes et tous les menus déroulants — et ce motif est consigné dans le journal d'activité, car un enregistrement restauré n'est archivé pour aucun motif.
Fermer le compte
Qui peut le faire: Administrateurs
Supprimer définitivement l'organisation et tout ce qu'elle contient. L'opération est irréversible, pour vous comme pour nous : il n'y a ni corbeille ni copie conservée.
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Ouvrez Paramètres, restez sur l'onglet Organisation et descendez au bas de la page.
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Appuyez sur Fermer le compte. Le panneau dénombre ce qui va disparaître : les personnes, les baux, les parties.
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Ressaisissez le nom de l'organisation, exactement tel qu'il est affiché.
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Saisissez votre propre mot de passe.
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Appuyez sur Tout supprimer. Les biens, les baux, les factures, les paiements et le journal financier disparaissent avec, et vous êtes déconnecté.
Ensuite: Si vous souhaitez seulement cesser de payer, ou mettre Patrimoine de côté quelque temps, écrivez plutôt à l'assistance : cela se discute, ceci non.
