Encaisser les loyers, détenir les dépôts, et tout ce qui touche au solde d'un locataire.
Enregistrer un paiement de loyer
Qui peut le faire: Administrateurs et Gestionnaires immobiliers
Enregistrer un paiement est de loin l'opération la plus fréquente dans Patrimoine. Elle produit le reçu, impute la somme sur ce qui est dû et passe les écritures comptables, en un seul geste.
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Ouvrez Locataires et sélectionnez le locataire.
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Appuyez sur Enregistrer un dépôt — c'est ici que se saisit l'argent reçu d'un locataire, quel qu'en soit l'objet.
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Saisissez le montant, la date de réception et le mode de paiement : espèces, chèque, virement ou mobile money.
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Indiquez qui a encaissé et ajoutez la référence, s'il y en a une.
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Appuyez sur Enregistrer. Le reçu est produit immédiatement et peut être envoyé au locataire depuis le même écran.
Ensuite: La somme est imputée sur les factures ouvertes, de la plus ancienne à la plus récente. La tâche suivante explique exactement comment.
Comprendre l'imputation d'un paiement
Patrimoine ne demande jamais à quelle facture se rapporte un paiement. Il impute la somme sur la facture impayée la plus ancienne, puis sur la suivante, et ainsi de suite — la règle qu'attendent les comptables et celle qui rend les arriérés honnêtes.
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Un paiement est imputé sur la facture ouverte la plus ancienne jusqu'à ce qu'elle soit soldée.
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Le reliquat passe à la suivante, et ainsi de suite.
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Ce qui reste une fois toutes les factures soldées demeure sur le paiement, en attente d’affectation à l’un des comptes du locataire. Ce montant n’est PAS imputé de lui-même sur la facture suivante.
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Affectez-le depuis le paiement lui-même, en choisissant la réserve de loyer, l’avance consommable ou le dépôt de garantie. Tant que vous ne le faites pas, la somme ne figure sur aucun solde ni sur aucun compte.
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La cloche signale qu’une somme a été reçue sans être affectée, avec son montant, afin que rien ne reste oublié.
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L'imputation est indiquée sur le paiement lui-même : vous voyez toujours à quelles factures un paiement a répondu.
Effectuer un retrait sur un compte locataire
Qui peut le faire: Administrateurs et Gestionnaires immobiliers
L'argent détenu pour un locataire — un dépôt, ou un solde créditeur — peut lui être restitué. Le retrait produit son propre reçu numéroté.
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Ouvrez Locataires, sélectionnez le locataire et appuyez sur Retirer.
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Choisissez le compte débité et saisissez le montant.
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Patrimoine ne vous laissera pas retirer plus que ce que le compte contient.
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Appuyez sur Enregistrer. Le reçu de retrait est produit et peut être envoyé par e-mail.
Enregistrer une dépense locataire
Qui peut le faire: Administrateurs et Gestionnaires immobiliers
Une somme réglée pour le compte du locataire — une réparation à sa charge, une facture de service — imputée sur son compte.
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Ouvrez Locataires, sélectionnez le locataire et appuyez sur Enregistrer une dépense.
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Saisissez le montant, la date et la description de la dépense.
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Appuyez sur Enregistrer. La dépense est imputée au locataire et figure sur son relevé.
Transférer entre comptes d'un locataire
Qui peut le faire: Administrateurs et Gestionnaires immobiliers
Déplacer une somme que le locataire détient déjà d'un de ses comptes vers un autre — un solde créditeur vers un dépôt, par exemple. Aucun argent n'entre ni ne sort.
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Ouvrez Locataires, sélectionnez le locataire et appuyez sur Transférer.
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Choisissez le compte d'origine et le compte de destination.
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Saisissez le montant et la date, et indiquez le motif.
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Appuyez sur Enregistrer. Un bon de transfert est produit et peut être envoyé comme tout autre document.
Ajuster le solde d'un locataire
Qui peut le faire: Administrateurs et Gestionnaires immobiliers
Une correction, et rien d'autre. Les dépôts, dépenses et retraits ont chacun leur propre action ; utiliser un ajustement à leur place masque ce qui s'est réellement passé.
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Ouvrez Locataires, sélectionnez le locataire et appuyez sur Ajuster.
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Choisissez le compte et saisissez le solde qu'il devrait présenter.
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Patrimoine affiche le solde actuel, le solde corrigé et la différence avant que vous n'enregistriez.
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Expliquez pourquoi la correction est nécessaire. Le motif est conservé définitivement avec l'écriture.
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Appuyez sur Enregistrer.
Voir ce qu'un locataire détient et doit
Un seul écran pour toute la relation : chaque compte, son solde, et chaque mouvement qui l'a traversé.
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Ouvrez Locataires et sélectionnez le locataire.
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Appuyez sur Voir les comptes.
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Chaque compte affiche son solde et ses mouvements, du plus récent au plus ancien.
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Appuyez sur un mouvement pour ouvrir le document correspondant.
