Tous ceux avec qui Patrimoine traite : locataires, propriétaires, agents et votre propre organisation.
Ajouter une partie
Qui peut le faire: Administrateurs et Gestionnaires immobiliers
Une partie est une personne ou une société. Un seul enregistrement porte tous les rôles que cette personne joue : quelqu'un qui loue un appartement et en possède un autre est une seule partie, pas deux.
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Ouvrez Parties depuis la barre latérale et appuyez sur Ajouter une partie.
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Choisissez Personne ou Société. Une société a aussi une personne de contact, avec son propre numéro de téléphone.
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Saisissez le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone. Choisissez le pays à côté du numéro : un numéro ne peut pas être composé sans savoir à quel pays il appartient.
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Cochez chaque rôle joué par cette partie : propriétaire, locataire, agent, ou votre organisation gestionnaire.
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Appuyez sur Enregistrer.
Donner plusieurs rôles à une partie
Qui peut le faire: Administrateurs et Gestionnaires immobiliers
Les rôles ne s'excluent pas. Le même enregistrement peut être propriétaire d'un immeuble et locataire d'un autre, et Patrimoine tient les deux volets de son compte entièrement séparés.
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Appuyez sur Modifier sur la partie.
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Cochez le rôle supplémentaire et appuyez sur Enregistrer.
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La partie apparaît désormais dans la liste de chacun de ses rôles — sous Locataires, sous Propriétaires, ou les deux.
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Votre propre société doit conserver le rôle d'organisation gestionnaire. Patrimoine refuse de le retirer tant qu'une autre partie n'a pas été désignée à sa place.
Contrôler ce qui est envoyé à une partie
Qui peut le faire: Administrateurs
Patrimoine envoie aux parties des factures, des reçus, des rappels, des avis et des bons. Vous pouvez couper cela pour une partie ou pour toutes.
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Pour une partie : appuyez sur Modifier et désactivez les e-mails sur sa fiche. Elle ne reçoit alors plus rien, et quiconque essaie d'envoyer apprend pourquoi.
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Pour tout le monde : ouvrez Paramètres et, sous Communications, désactivez Envoyer des e-mails aux parties.
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Une fois désactivé, une partie précise peut tout de même être réautorisée depuis sa propre fiche.
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Les e-mails destinés aux utilisateurs de Patrimoine — codes de connexion, invitations, réinitialisations — ne sont jamais affectés par l'un ou l'autre de ces réglages.
Produire tout ce qui est détenu sur une partie
Qui peut le faire: Administrateurs
Un locataire ou un propriétaire peut demander ce que vous détenez sur lui, et c’est à vous d’y répondre : ses données relèvent de vous, pas de nous. Ceci en produit la totalité en un seul fichier.
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Ouvrez Parties et trouvez la personne.
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Appuyez sur Données sur sa ligne. Le fichier se télécharge immédiatement.
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Il contient sa fiche, ses rôles, ses baux, ses factures et paiements, ce qui est détenu pour elle, et chaque entrée du journal d’activité la concernant.
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Le fichier est au format JSON, celui qu’attend une demande de portabilité. Envoyez-le tel quel, ou ouvrez-le dans un tableur si la personne préfère un tableau.
Ensuite: La production est elle-même inscrite au journal d’activité : vous pouvez montrer quand une demande a reçu réponse.
Effacer une personne qui demande l’oubli
Qui peut le faire: Administrateurs
L’effacement détruit la personne, pas les comptes. Tout ce qui identifie disparaît définitivement ; les factures et les écritures demeurent et la désignent par une référence plutôt que par un nom.
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Effacer est masqué tant qu'un administrateur n'a pas activé les outils de protection des données dans les Paramètres, sous Préférences. Faites-le d'abord.
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Ouvrez Parties, trouvez la personne et appuyez sur Effacer.
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Lisez ce qui disparaît : nom, adresse e-mail, numéros de téléphone, adresse postale, numéros d’identité et d’immatriculation, coordonnées bancaires et notes. Tout cela, définitivement.
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Lisez ce qui reste : les factures, les paiements et les écritures du journal. La loi qui impose de les conserver est celle-là même qui vous autorise à refuser de les détruire : ils demeurent, ne désignant la personne que par « Erased party #248 ».
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Saisissez le nom exactement tel que la fiche l’affiche, puis votre propre mot de passe.
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Appuyez sur Effacer cette personne. L’opération est irréversible, et Patrimoine ne lui écrira plus jamais.
Ensuite: Pensez à produire ses données d’abord si elle a demandé une copie en plus de l’effacement. Ensuite, il n’y aura plus rien à produire.
Supprimer une partie
Qui peut le faire: Administrateurs et Gestionnaires immobiliers
Une partie sans historique peut être supprimée purement et simplement. Une partie qui en a ne le peut pas, pour la même raison qu'un bien.
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Appuyez sur Supprimer sur la partie.
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Patrimoine énumère ce qui dépend d'elle — baux, paiements, comptes propriétaires — avant que rien ne se produise.
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Si rien n'en dépend, confirmez et elle disparaît. Si quelque chose en dépend, la suppression est refusée et la raison est nommée.
