Des questions, des réponses complètes

Oui. Patrimoine envoie un code à six chiffres à votre adresse e-mail à chaque connexion, et pas seulement sur un nouvel appareil ou un nouveau navigateur.

C'est délibéré. Le logiciel détient l'argent de tout un portefeuille — loyers encaissés, dépôts détenus, sommes dues à chaque propriétaire — et un mot de passe seul se trouve à une fuite près de l'ensemble. Le code vous coûte dix secondes et supprime presque entièrement ce risque.

Vérifiez d'abord le dossier indésirables ou la quarantaine : c'est là qu'il se trouve neuf fois sur dix.

S'il n'est réellement pas arrivé au bout d'une minute, appuyez sur Envoyer un nouveau code. Le précédent cesse de fonctionner dès qu'un nouveau est envoyé : utilisez donc le message le plus récent et ignorez les autres.

Les demandes répétées sont limitées : en demander cinq d'affilée vous ralentira au lieu de vous aider.

Les coordonnées de votre organisation, dans les Paramètres. Elles figurent sur chaque facture, reçu et relevé que vous produisez : les renseigner correctement une fois évite de réémettre des documents plus tard.

Ensuite la langue, la devise et le taux de TVA dans l'onglet Préférences. La devise détermine l'écriture de chaque montant, jusqu'au séparateur des milliers.

Utilisez ensuite l'assistant de bail pour votre première location. Il crée le bien, le propriétaire, l'unité, le locataire et le bail en une seule fois, ce qui vous apprend la logique de l'ensemble bien plus vite que de construire chaque pièce séparément.

Votre registre — parties, immeubles et leur propriété, unités et baux — s'importe depuis un classeur dans Paramètres › Données. La restauration commence par une simulation qui indique exactement ce qui serait créé avant que rien ne soit écrit.

L'historique financier ne s'importe pas, et c'est délibéré. Il est immuable une fois écrit, et un moyen de le charger depuis un fichier serait un moyen de réécrire les comptes. Une organisation ayant une histoire antérieure commence avec des soldes d'ouverture, rapprochés une fois puis fermés.

Parce que la dette la plus ancienne est celle qui doit être soldée en premier, et que laisser quiconque en décider autrement est la façon dont les arriérés se dissimulent.

Un paiement est imputé sur la facture impayée la plus ancienne jusqu'à ce qu'elle soit soldée, puis sur la suivante, et ainsi de suite. Le reliquat demeure au crédit du locataire et sera imputé sur la prochaine facture émise.

Vous voyez toujours à quelles factures un paiement a répondu : l'imputation figure sur le paiement lui-même.

Il demeure au crédit de son compte et sera imputé automatiquement sur la prochaine facture émise. Rien n'est perdu et rien n'est à retenir.

S'il souhaite le récupérer plutôt que le laisser, enregistrez un retrait sur le compte. Cela produit son propre reçu numéroté.

Lorsque le loyer a été encaissé, et non lorsqu'il a été facturé. Une facture émise n'est pas de l'argent ; la traiter comme telle est la façon dont une agence finit par payer un propriétaire avec le loyer d'un autre.

Les honoraires de gestion et l'éventuelle commission d'agent sont prélevés à mesure que le loyer rentre : ce que vous voyez comme disponible l'est réellement.

Non, et rien dans Patrimoine ne supprime un enregistrement financier. Il s'annule : la correction est écrite comme une opération à part entière et les deux restent visibles.

C'est ce qui rend le journal opposable à un auditeur. Un grand livre que l'on peut modifier discrètement n'est pas un grand livre.

Un ajustement est une correction, et rien d'autre. L'argent reçu est un dépôt, l'argent versé est un retrait ou un versement, et une somme imputée est une dépense — chacun a sa propre action parce que chacun signifie autre chose sur un relevé.

Employer un ajustement à leur place masque ce qui s'est réellement passé, ce que vous regretterez précisément le jour où quelqu'un interrogera le compte huit mois plus tard.

Non. Patrimoine les émet à partir du bail, selon la périodicité qu'il fixe, lors d'un traitement nocturne. Une location ne peut pas être oubliée.

Une facture qui existe déjà pour une période n'est jamais émise deux fois, quel que soit le nombre de traitements.

Parce qu'un enregistrement portant un historique financier ne peut pas disparaître sans laisser les comptes incapables de s'expliquer.

Un immeuble dont des unités ont été louées, une partie sur laquelle des paiements existent, un bail portant des factures : tous sont conservés. Patrimoine énumère exactement ce qui s'y oppose avant que vous ne vous engagiez, ce qui vous permet de voir si ce que vous voulez supprimer est réellement inutilisé.

Elles doivent totaliser exactement 100 %. Toute autre valeur rendrait faux chaque relevé de propriétaire de cet immeuble : c'est donc refusé plutôt qu'arrondi.

Chaque message affiché par Patrimoine lorsqu'une action n'aboutit pas en porte un. Le code est stable, il signifie toujours la même chose, et c'est le moyen le plus rapide pour l'assistance de savoir ce que vous avez vu.

Chaque code dispose d'une page expliquant ce qui s'est passé et quoi faire ensuite, dans l'application sous Aide comme publiquement sur ce site.

Non. Cinq codes seulement dans tout le catalogue le demandent, et ce sont ceux qui relèvent de nous et non de vous. Tous les autres vous indiquent ce que vous pouvez corriger vous-même.

Un Administrateur peut tout faire, y compris les Paramètres, les Utilisateurs, la Licence, le Journal d'activité et le Journal financier.

Un Gestionnaire immobilier fait tout le travail quotidien — biens, parties, baux, paiements, propriétaires, rapports — et peut supprimer des enregistrements, mais n'atteint pas le groupe Gestion.

Un Lecteur peut consulter et exporter des rapports, et ne peut rien modifier.

Les commandes qu'un rôle ne peut pas utiliser ne sont pas grisées : elles ne sont pas affichées. Le serveur applique la même règle, si bien qu'une commande masquée ne peut pas être atteinte autrement.

Oui. Invitez-le comme Lecteur : il peut tout consulter et exporter tous les rapports, sans pouvoir modifier un enregistrement.

S'il doit passer lui-même des corrections, faites-en un Gestionnaire immobilier — mais notez qu'un Gestionnaire ne voit pas le Journal financier, réservé aux administrateurs.

Passez-le en inactif plutôt que de le supprimer. Ses sessions prennent fin et ses jetons cessent de fonctionner immédiatement, et son nom reste sur tout ce qu'il a fait.

Le journal d'activité n'est jamais réécrit. Qui a fait quoi relève du registre, et un registre que l'on peut effacer n'en est pas un.

Oui, dans le Journal d'activité. Chaque événement enregistre la personne, l'action, l'enregistrement touché, l'heure, ainsi que l'adresse, le navigateur et l'appareil d'où elle est partie.

Il ne fait que s'ajouter : rien n'y peut être modifié ni supprimé, ni par vous ni par nous.

Factures, reçus, rappels, avis, bons et relevés — chacun au moment où l'enregistrement correspondant est créé, et chacun dans la langue de votre organisation.

Désactivez les e-mails sur la fiche de cette partie. Elle ne reçoit alors plus rien, et quiconque essaie de lui envoyer quelque chose apprend pourquoi au lieu de rester dans le doute.

Pour tout arrêter pour tout le monde, un seul réglage existe dans Paramètres › Communications. Une fois désactivé, une partie précise peut tout de même être réautorisée.

Les e-mails destinés à vos collègues — codes de connexion, invitations, réinitialisations — ne sont jamais affectés par l'un ou l'autre.

La mise en page est fixe, mais ce qu'elle dit de vous ne l'est pas : nom, adresse, téléphone, numéros d'immatriculation et fiscaux, coordonnées bancaires viennent tous des coordonnées de votre organisation dans les Paramètres.

Les documents déjà produits conservent les coordonnées avec lesquelles ils l'ont été. Changer d'adresse ne réécrit pas les factures de l'an dernier, ce qui est le comportement correct pour un document déjà envoyé.

Chaque rapport s'exporte en PDF, XLSX ou CSV, et tous les rôles peuvent exporter, y compris les Lecteurs.

Le registre entier s'exporte en classeur depuis Paramètres › Données. Vos données vous appartiennent ; aucune formule ne remet cela en cause.

Les baux actifs sont le nombre qui compte. Les utilisateurs et les parties ont aussi des limites, mais fixées bien au-delà de ce qu'un portefeuille de cette taille exige : en pratique, ce sont les baux qui déterminent la formule.

Les immeubles, les unités et l'historique sont illimités sur toutes les formules.

Les nouveaux baux actifs sont bloqués. Rien de ce qui est déjà enregistré n'est touché, rien n'est masqué, et tout ce que vous voyez déjà reste consultable et exportable.

Dépasser une limite est une raison de nous parler, pas une raison de perdre l'accès à vos propres registres.

Un administrateur peut le faire depuis le bas de Paramètres › Organisation. L'écran demande le nom de l'organisation resaisi à l'identique ainsi que votre propre mot de passe, puis supprime définitivement l'organisation et tout ce qu'elle contient.

L'opération est irréversible, pour vous comme pour nous. Il n'y a ni corbeille ni copie conservée.

Si ce que vous voulez est cesser de payer, ou mettre Patrimoine de côté quelque temps, écrivez-nous plutôt. Cela se discute ; une fermeture non.

Non. La fermeture détruit les biens, les parties, les baux, les factures, les paiements et le journal financier, ainsi que chaque compte utilisateur.

Il ne subsiste qu'une ligne dans nos propres registres indiquant qu'une organisation de ce nom a été fermée à cette date, ce qui nous permet de vous répondre si vous nous demandez plus tard ce qui s'est passé.